Firmar lotes de documentos a clientes sin abrirlos uno a uno.
Una gestoría procesa cíclicamente lotes parecidos: certificados de retenciones a principios de año, presentaciones de IVA cada trimestre, modelos 347 al cierre. Cada lote suele ser el mismo PDF rellenado para distintos clientes, y todos llevan la firma del titular o del asesor.
El problema
El flujo habitual es generar los PDFs desde el programa de contabilidad o desde la sede electrónica, abrir cada uno con un visor que permita firma con imagen, colocar la firma, guardar y pasar al siguiente. Para un lote de cuarenta documentos esto son cuarenta abrir-firmar-guardar, propenso a saltarse alguno y a colocar la firma en sitios ligeramente distintos.
El flujo con Fdo.
- Cargas todos los PDFs del lote. Por ejemplo, los certificados de retenciones generados desde el programa contable.
- Configuras la firma una vez. La imagen del titular, anclada al texto «Firmado:» o a una posición fija en la última página. La misma para todos.
- Descargas el ZIP. Cada PDF mantiene su nombre original (NIF del cliente, número de documento, etc.) y ya está listo para enviar.
Ejemplo concreto
Una gestoría con 80 clientes saca a finales de enero los certificados de retenciones del año anterior. Cada certificado es el mismo modelo con datos distintos. Con Fdo.: cargar los 80 PDFs, dibujar la firma una vez, anclarla a la palabra «Firmado:» del documento, descargar el ZIP. El nombre de cada PDF se conserva, así que se pueden subir directamente al portal del cliente o adjuntar a 80 correos automáticos.
Los datos fiscales que aparecen en los PDFs no salen del navegador del asesor. Esto evita el habitual «mando los PDFs a una herramienta web para firmar» que en muchas gestorías está expresamente prohibido por el responsable de protección de datos.
Lo que no es
Fdo. no es firma electrónica reconocida con certificado FNMT, ni sustituye a la firma digital cuando hace falta presentar algo en una sede electrónica. Para eso sigue siendo AutoFirma. Lo que cubre Fdo. es la firma simple sobre PDFs internos y de gestión: certificados a clientes, copias firmadas para archivar, presentaciones que el cliente firma para sus archivos.